Na wstępie należy wskazać, iż zgodnie z obecnie obowiązująca ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, umowa zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, tzw. umowa na zastępstwo, zaliczana jest do umów na czas określony, obiektywnie uzasadnionych.
Zgodnie z powyższym konstruując taką umowę, należy mieć na uwadze art. 29 ww. ustawy, wskazujący m.in. elementy, które powinny znaleźć się w jej treści, tj. określenie stron, rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania i in. Pomimo, że Kodeks Pracy bliżej precyzuje umowę na zastępstwo to brak jest uregulowań, które wskazywałyby na konieczność umieszczania personaliów osoby zastępowanej. Zatem w świetle powyższego, należy stwierdzić, iż nie ma obowiązku umieszczania imienia oraz nazwiska osoby zastępowanej.
Ponadto, należy zwrócić uwagę na wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z dnia 24 czerwca 2010 r., w którym możemy przeczytać, że ,,umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego”, a także na stanowisko organu nadzorczego UODO z dnia 10 września 2020r., które choć jest nieoficjalne (brak jest oficjalnej opinii w tym zakresie), to daje dość precyzyjną odpowiedź w analizowanej sprawie, gdyż ,,w ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych”. Proszę jednak mieć na uwadze, iż wszelkie poradniki, wypowiedzi oraz stanowiska UODO nie są wiążące i nie można się na nie skutecznie powoływać.
Tj. wspomniano w ww. stanowisku, każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami wskazanymi w art. 5 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO. W związku z tym należy mieć świadomość, iż umieszczanie personaliów osoby zastępowanej, może godzić w zasadę minimalizacji danych czy celowości przetwarzania.
Należy jednak pamiętać, że ostateczna decyzja w analizowanej sprawie należy do Administratora Danych Osobowych, gdyż to on podejmuje wszelkie decyzje dotyczące ochrony danych osobowych.
Anita Kałużna
Inspektor Ochrony Danych