Czy adres e-mail jest daną osobową? – aby odpowiedzieć na powyższe pytanie, należy zastanowić się, czym są wspomniane dane osobowe. Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – RODO, dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Osoba możliwa do zidentyfikowania to taka, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować.
Dla potrzeb naszych rozważań, przyjmijmy, że adresy e-mail dzielą się na dwie grupy.
Pierwsza to adres firmowy (służbowy), czyli nadawany nam w pracy, druga grupa to adres prywatny, który możemy stworzyć samodzielnie, korzystając z dowolnego, wybranego dostawcy usługi.
Przyjrzyjmy się adresowi służbowemu. Najczęściej składa się on z imienia i nazwiska oraz domeny firmowej. Czy posiadając te informacje, możliwe jest zidentyfikowanie osoby, która się nim posługuje? Uważam że w większości przypadków tak, zatem firmowy adres e-mali będzie stanowił daną osobową.
Zajmijmy się teraz prywatnym adresem poczty elektronicznej. Może w nim występować imię, nazwisko, pseudonim, czy też dowolny ciąg znaków oraz nic nie mówiąca w kontekście możliwości identyfikacji domena. Na pierwszy rzut oka, można stwierdzić, że taki adres nie będzie daną osobową. Ale czy na pewno? Rozważmy sytuację, w której nasz adres poczty elektronicznej to xyz@domena.pl. Widzimy, że po samym adresie, nie jesteśmy w stanie zidentyfikować konkretnej osoby fizycznej, a więc domniemamy, iż nie jest to dana osobowa. A co w przypadku, gdy wpiszemy go w wyszukiwarkę internetową? Istnieje szansa, że osoba posługująca się tym adresem, zarejestrowała się przy jego pomocy w mediach społecznościowych, na forach itp. W takim przypadku, adres ten, umożliwi nam identyfikacje konkretnej osoby, a co za tym idzie, będzie daną osobową.
A zatem, czy adres e-mail jest daną osobową? Mając na uwadze powyższe rozważania, można stwierdzić, że w niektórych przypadkach, adres e-mail będzie stanowił daną osobową, a w innych – nie. Oznacza to, że przetwarzając w swojej bazie adresy e-mail, należy do każdego z nich podchodzić indywidualnie lub co wydaje się bardziej logiczne, przyjąć iż adresy poczty elektronicznej, są danymi osobowymi.