Aktualności

Monitoring wizyjny w firmie

Monitoring wizyjny w firmie

 

 

          Nasze rozważania dotyczące monitoringu wizyjnego w miejscu pracy rozpocznijmy od zdefiniowania pojęcia monitoring. Zgodnie z ogólnie przyjętą definicją, monitoring jest to proces stałej obserwacji, kontroli i nadzoru. Można zatem stwierdzić, że monitoring w pracy to ogół czynności podejmowanych w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez różną formę obserwacji.

          Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1975r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2020r. poz. 1320 ze zm.) – dalej Kp tj. art. 22 § 1 oraz art. 100 § 1 pracodawca jako kierownik ma prawo kontroli pracownika w miejscu pracy, natomiast kontrola pracownika poza miejscem pracy i czasem pracy jest możliwa tylko wtedy, gdy przepis prawa wyraźnie na to pozwala.

           W poniższym artykule przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniu monitoringu wizyjnego.

Wytyczne odnośnie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy określa przede wszystkim art. 222 Kp, w myśl którego: „w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy, w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu”.

          Analizując powyższy przepis prawa zwrócimy uwagę na trzy istotne kwestie, mianowicie wskazano cele w jakich może funkcjonować monitoring na terenie firmy, obszary które możemy monitorować za pomocą monitoringu oraz na fakt, iż monitoring nie może rejestrować fonii. Należy pamiętać, że katalog celów jest katalogiem zamkniętym, nie można stosować tego typu kontroli pracowników do innych celów niż wymienione w powyższym przepisie prawa. O przykładzie stosowania monitoringu wizyjnego przez pracodawcę niezgodnie z prawem przeczytacie Państwo w naszej sekcji pytań i odpowiedzi „Czy monitoring wizyjny zamontowany u pracodawcy może służyć do kontroli czasu pracy pracownika?”.

          Musimy także pamiętać, iż stosowanie monitoringu w firmie musi być zgodne z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Opinię w powyższym zakresie przedstawił Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych: „monitoring wizyjny jest bardzo inwazyjną formą przetwarzania danych osobowych i jako taki powinien podlegać szczególnej weryfikacji przez administratora potrzeby jego stosowania i konieczności zabezpieczenia oraz kontroli przez organy kontrolne”.

          Podstawą prawną zbierania danych osobowych w postaci nagrań będzie w przypadku podmiotów prywatnych art. 6 ust. 1 lit f RODO (prawnie uzasadniony interes), a co za tym idzie administrator musi przeprowadzić oprócz analizy ryzyka również test równowagi, w którym wyważy swój prawnie uzasadniony interes z możliwością naruszenia dóbr pracownika oraz jego prawa do ochrony danych.

          Pamiętajmy również, iż monitoring wizyjny musi być środkiem niezbędnym do osiągnięcia postawionych celów, w innym przypadku naruszamy zasadę proporcjonalności (art.5 ust.1 lit c RODO), która narusza sferę dóbr osobistych pracownika.

          Wiemy już, iż monitoring możemy stosować na terenie firmy, ale czy wszędzie?

Odpowiedź na powyższe pytanie znajdziemy w przepisach ustawy Kodeks pracy. Zgodnie z art. 222 § 11 Kp, z którego wynika, iż monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych organizacjom związkowym, natomiast zgodnie z art. 222 § 2 Kp: „Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.”.

          Biorąc pod uwagę powyższe, pracodawca ma możliwość instalowania monitoringu w wymienionych miejscach (wyjątek stanowią pomieszczenia sanitarne, gdzie do instalacji potrzebna jest zgoda organizacji związkowej lub w przypadku jej braku przedstawiciela pracowników), jednak musi wykazać niezbędność tego monitoringu (udokumentować przyczyny potrzeby instalacji). Ponadto monitoring taki nie może pozwalać na identyfikację osób, które są nagrywane.

          Kolejną kwestią, na którą musimy zwrócić uwagę w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego jest konieczność zachowania zasady jawności. Zgodnie z art.222 § 6-9 Kp:

  1. Pracodawca musi określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
  2. Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
  3. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje dotyczące celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu.
  4. Pracodawca musi oznaczyć monitorowane obszary za pomocą informacji graficznych lub sygnałów dźwiękowych. Obowiązek należy zrealizować nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Niezależnie od powyższego, pracodawca musi także wypełnić obowiązek informacyjny względem pracownika wynikający z art. 13 RODO.

          Zwróćmy również uwagę, na retencje zapisów z monitoringu. W myśl art. 222 § 3-4 Kp, nagrania przechowujemy nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Konkludując uznać należy, iż pracodawca powinien ustalić najkrótszy z możliwych czas przechowywania danych.
Ponadto pracodawca winien upoważnić pracowników do obsługi monitoringu wizyjnego oraz stworzyć odpowiednie procedury do jego obsługi.

          Spełnienie wszystkich ww. wymagań pozwoli uznać, iż zastosowany monitoring wizyjny jest zgodny z przepisami prawa tj. Kodeksem pracy oraz Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.

 

 

Sylwester Krawczyk
Inspektor Ochrony Danych
Audytor wewnętrzny ISO 27001